Informativa sulla privacy

Chi siamo e quali sono i nostri ruoli

Pratiko (di seguito «Pratiko», «noi») è un portale che permette agli studi legali che si occupano di immigrazione di raccogliere i documenti dei clienti e tenerli aggiornati. Il titolare del trattamento dei dati dell'account degli studi, delle richieste inviate dal sito e dei dati di navigazione è Pratiko Legal. Contatto per qualsiasi richiesta sulla privacy: info@pratikolegal.it.

Per i dati dei clienti degli studi (anagrafica, documenti, comunicazioni) il titolare del trattamento è lo studio legale che usa Pratiko. In questo caso Pratiko agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), secondo le istruzioni dello studio, nei termini dell'accordo sul trattamento dei dati che fa parte dei Termini di servizio.

Quali dati trattiamo

• Utenti degli studi: nome, email, ruolo e dati di accesso.
• Clienti degli studi, inseriti dallo studio o dal cliente stesso: nome, email, telefono, nazionalità, data di nascita, codice fiscale, indirizzo, scadenza del permesso di soggiorno, note, lingua preferita e dati dei familiari.
• Documenti caricati nel portale (ad esempio passaporto, permesso di soggiorno, contratti, buste paga), che possono rivelare informazioni di natura particolare.
• Registro delle attività: azione compiuta, data e ora, utente e indirizzo IP.
• Dati di fatturazione dello studio: ragione sociale, indirizzo, partita IVA, piano scelto; i dati della carta di pagamento sono gestiti esclusivamente da Stripe e non passano dai nostri sistemi.
• Richieste di demo e messaggi inviati dal sito o via email: nome, studio, email, telefono, numero di avvocati.

Perché li trattiamo e su quale base

• Fornire il servizio e gestire l'account: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Gestire abbonamenti, pagamenti e fatturazione: esecuzione del contratto (art. 6.1.b) e obblighi di legge contabili e fiscali (art. 6.1.c).
• Sicurezza, prevenzione degli abusi e registro delle attività: legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Rispondere alle richieste e ai messaggi: misure precontrattuali o legittimo interesse (art. 6.1.b e 6.1.f).
• Per i dati dei clienti degli studi la base giuridica è definita dallo studio, che è tenuto a informare i propri clienti. Il portale mostra al cliente una schermata di informativa e consenso prima del primo accesso.

Quanto conserviamo i dati

• Pratiche concluse: lo studio sceglie il periodo di conservazione. Alla scadenza lo studio riceve un avviso 30 e 7 giorni prima e può prorogare la conservazione; la cancellazione automatica avviene solo se lo studio l'ha attivata.
• Clienti eliminati dallo studio: cancellati definitivamente dopo 30 giorni.
• Su richiesta dello studio i dati di una pratica o di un cliente possono essere cancellati subito, insieme ai file.
• Indirizzi IP nel registro delle attività: rimossi dopo 12 mesi; le voci del registro sono cancellate dopo 24 mesi.
• Richieste di demo e messaggi: 12 mesi dall'ultimo contatto.
• Dopo la chiusura dell'account i dati dello studio e dei suoi clienti sono cancellati entro 30 giorni, salvo obblighi di legge; i documenti contabili sono conservati per i termini di legge (10 anni).

Chi riceve i dati

Ci avvaliamo dei seguenti fornitori, nominati responsabili del trattamento o sub-responsabili:

• Supabase: database, autenticazione e archiviazione dei file, in regione UE (Francoforte, Germania).
• Vercel: hosting dell'applicazione; le funzioni di calcolo sono eseguite in UE (Francoforte, Germania).
• Resend: invio delle email del servizio (codici di accesso, notifiche, promemoria).
• Stripe: pagamenti e abbonamenti (Stripe Payments Europe Ltd e società del gruppo Stripe), titolare autonomo per i dati di pagamento e per gli obblighi antiriciclaggio.
• Non vendiamo i dati e non li usiamo per pubblicità o profilazione.

Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

I dati e i file dei clienti degli studi sono archiviati nell'Unione europea. Alcuni fornitori (Vercel, Resend, Stripe) hanno sede o società collegate negli Stati Uniti e possono trattare dati tecnici, le email o i dati di pagamento fuori dall'UE: in tal caso il trasferimento si basa sulla decisione di adeguatezza della Commissione europea (EU-US Data Privacy Framework) o sulle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea. Puoi chiederci una copia delle garanzie scrivendo a info@pratikolegal.it.

Come proteggiamo i dati

• Connessioni cifrate e archiviazione cifrata a riposo.
• Ogni studio vede soltanto i propri dati, garantito a livello di database.
• File privati, accessibili solo con collegamenti temporanei.
• Il cliente accede con un collegamento personale e un codice monouso inviato per email.
• Limiti ai tentativi di accesso e registro delle attività consultabile dal titolare dello studio.
• In caso di violazione dei dati personali avvisiamo lo studio senza ingiustificato ritardo, per consentirgli di adempiere agli obblighi di notifica.

I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opporti al trattamento. Se sei cliente di uno studio, scrivi allo studio: è lui il titolare dei tuoi dati e Pratiko lo assisterà nel risponderti. Per i dati dell'account, dei pagamenti o del sito scrivi a info@pratikolegal.it; rispondiamo entro un mese.

Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Cookie

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Modifiche

Aggiorneremo questa informativa quando cambia il modo in cui trattiamo i dati e indicheremo la data dell'ultimo aggiornamento. Per le modifiche rilevanti avviseremo gli studi via email.